O que é feedback?
Nós enviamos e recebemos feedback a todo momento, de diferentes maneiras, o que o torna imperceptível. É naquele puxão de orelha da esposa que diz ao marido “você ronca demais” ou com o colega de trabalho dizendo “você é muito expansivo em sua comunicação”, aqui não faltariam exemplos de feedbacks cotidianos que recebemos todos os dias.
Mas afinal, o que se entende por feedback?
Feedback pode ser entendido como retorno ou reação recebida a partir de algum comportamento, fala ou atividade desempenhada. É todo tipo de informação que recebemos a nosso respeito, a partir da percepção de outra(s) pessoa(s).
O feedback nem sempre é uma avaliação, pode ser também uma orientação, um reconhecimento, um convite ou desconvite, muitas vezes ele está disfarçado de comentário, pode ser formal ou informal, óbvio ou sutil, carregado de sentimentos que desencadeia em quem recebe mais dúvidas do que direcionamento.
De qualquer maneira que venha, o feedback sempre requer no mínimo uma reflexão e uma autoavaliação sobre o que foi dito, qual foi o objetivo do que foi falado e o que precisa ser “mudado”.
No ambiente corporativo, o feedback é considerado uma poderosa ferramenta de gestão de pessoas que tem por objetivo modificar ou reforçar comportamentos e atitudes a fim de que haja uma evolução positiva na performance do colaborador. A intenção de quem dá um feedback, por mais “ruim” que seja, é a de melhorar alguma situação, porém, muitas vezes não é entendido como tal.
Por isso, neste artigo, vamos orientá-los a como dar um bom feedback, qual sua importância, o que evitar e como o uso de dados pode ajudar a estruturar bem a mensagem que se deseja passar.
Cultura de feedback
A cultura de feedback consiste em criar um ambiente propício ao diálogo, à transparência e à recepção de retornos para a evolução de todos baseado em uma relação de confiança entre os envolvidos.
Diante de um mercado altamente competitivo, qualquer empresa que deseja ser reconhecida como uma forte marca empregadora precisa estar antenada ao que for necessário para isso.
Dentre todas as necessidades, uma delas é a cultura de feedback, que é justamente proporcionar um ambiente propício ao desenvolvimento e estímulo de pequenos ajustes de forma saudável. Essa prática ajuda o colaborador a entender e autoconhecer seus pontos positivos e aqueles em que precisa se desenvolver mais, chamados de pontos de melhoria, corrigidos com feedbacks construtivos.
Implantar uma cultura de feedback não é uma tarefa tão simples quanto parece, leva tempo e muito esforço. Como tudo que sai do comum gera desconforto, no início é preciso de consistência para não abandonar o processo por estar gerando conflitos, desconforto e insatisfação com os colaboradores. Além disso, os resultados vêm a médio e longo prazo.
Um dos primeiros passos para ter uma cultura de feedback é criar um ambiente em que os colaboradores se sintam confortáveis, tranquilos e seguros para falarem, e que os erros não sejam motivos para punição e sim uma oportunidade de melhoria. Assim, os colaboradores se sentirão motivados a buscarem os melhores resultados.
Por que é tão importante ter uma cultura de feedback na sua empresa?
Motivos e benefícios não faltam para ter uma cultura de feedback na sua empresa.
Quando os colaboradores sentem que podem falar e que o que falam é importante para o contexto organizacional, eles passam a ter um sentido de pertencimento, de bem-estar e confiança que, consequentemente, gera mais comprometimento.
Além disso, ter um ambiente que proporciona oportunidades de crescimento faz com aqueles que têm uma mentalidade fixa – de que não são bons nisso ou naquilo – entendam que é possível desenvolver uma mentalidade de crescimento – aquela que sempre está em constante aprendizado e evolução.
Com a cultura de feedback a comunicação é outra coisa que ganha espaço, e as famosas “conversas de corredor”, distorções e fofocas são eliminadas, uma vez que a transparência prevalece na empresa.
Conheça os 3 tipos de feedback
Agora que já sabemos o que é feedback, sua cultura e importância dentro do contexto organizacional, vamos entender um pouco mais os tipos de feedbacks. Isso vai ajudá-los a direcionar melhor os feedbacks para diferentes situações que possam surgir.
O que diferencia um feedback do outro é sua natureza, ou finalidade do que se espera alcançar com eles.
Separamos o feedback em 3 tipos:
- Feedback de Orientação
- Feedback de Avaliação
- Feedback de Reconhecimento
Feedback de Orientação
O feedback de orientação poderia ser exemplificado simplesmente com a frase “Há um jeito melhor de fazer isso”, mas é bem mais que isso.
A orientação em um feedback tem como objetivo alterar algum comportamento ou atitude, ou mesmo aprimorar ou propor um novo aprendizado. Neste tipo de feedback, o seu emissor faz sugestões de como essa nova mudança pode acontecer, seja por meio do conhecimento, da atualização de um processo, da indicação da mudança de um comportamento ou coisa do tipo.
Um exemplo de feedback para aprimorar um conhecimento é quando o líder sugere ao seu liderado para ele ir se preparando para um novo desafio que ele terá nos próximos meses, que será o de liderar uma equipe de colaboradores mais jovens. Aqui fica claro que o esperado do receptor do feedback é que ele adquira conhecimento sobre liderança, e ainda deixa claro que o público a ser encarado é mais jovem, o que exige que ele esteja antenado a como criar conexão com esse público, a entender como trabalham, o que os estimulam ou os deixam desmotivados.
Outro exemplo de feedback de orientação referindo-se a uma mudança de comportamento, é quando um colega de trabalho diz a você para, nas próximas vezes que fizer um relatório, colocar notas explicativas sobre os cálculos complexos e o que cada resultado significa, pois ele nunca entende se são resultados bons ou ruins.
Feedback de Avaliação
A avaliação está presente no feedback quando ocorre uma análise, comparação ou classificação de uma situação. Recebemos feedbacks de avaliação desde muito cedo, e eles vêm de diferentes formas, como num boletim escolar, no presente recebido, no elogio da escolha da roupa, no pedido de namoro, na promoção e entre outras muitas situações que vivenciamos durante a vida.
No ambiente organizacional não seria diferente. Normalmente esse tipo de feedback vem em conjunto com sua avaliação de desempenho em determinado período, na qual o líder avalia sua performance entre uma escala que normalmente vai de zero a cem. Algumas vezes, a comparação acontece com seus próprios resultados ou comportamentos passados e se chega a uma conclusão final.
Um exemplo de feedback de avaliação é quando o Gestor Comercial chega para um de seus consultores e diz que suas vendas caíram em comparação com o mesmo período do ano passado, e que isso é reflexo de atrasos e temperamento que pioraram com o tempo, afinal ele sempre está mal-humorado ao chegar na empresa.
Feedback de Reconhecimento
É desse tipo de feedback que todos gostam e notam quando acontece. Mas, nem por isso deixa de ser menos importante, pelo contrário, ele reforça comportamentos e atitudes positivas e que devem prevalecer.
O feedback de reconhecimento serve para gerar mais conexão e fortalecer as relações interpessoais, seja entre pares ou líderes e liderados. Reconhecer alguém é também transmitir a ideia de que ela está sendo notada e é importante para o contexto organizacional.
O reconhecimento vai desde um comentário sobre o colaborador ser sempre pontual com os compromissos e entregas de trabalho ou algo mais elaborado, falado em público para todos na empresa.
O reconhecimento não só motiva como espalha uma enorme onda de mudanças e confiança no ambiente de trabalho.
Como dar feedbacks
O foco principal deste artigo é ensinar como dar um bom feedback, que cumpra seu papel no final, que é o de dar um retorno sobre algum comportamento, gerando uma mudança ou melhoria no receptor.
Planeje-se com antecedência
A percepção de que um feedback é algo realmente delicado parte de todos que já receberam ou tiverem que dar algum feedback que exigisse uma formalidade maior. Assim como é difícil recebê-lo, pode gerar bastante desconforto em quem precisa fazê-lo.
Mas planejar-se com antecedência, refletindo sobre o assunto, sobre o que motivou essa conversa que precisa acontecer e o que se espera dela, torna mais fácil o processo para quem precisa dar um feedback.
O simples ato de refletir sobre o assunto nos coloca em um lugar mais confortável e de possíveis previsões e dúvidas que possam surgir, e assim, fica mais tranquilo conduzir a conversa quando ela acontece .
É normal que o emissor do feedback também fique nervoso, por isso o planejamento é essencial nessas horas.
Pontue os pontos principais
Ao iniciar a conversa, o emissor deve ter em mente que é preciso contextualizar a situação ou comportamento, e principalmente frisar bem quais são os pontos de melhoria que precisam de uma atenção maior e que pode exigir do receptor um esforço ou mudança fora de sua zona de conforto.
É comum as pessoas entrarem para um conversa de feedback ou lerem algum documento e saírem com a seguinte pergunta: “Tá, e agora o que eu faço?!”
Isso ocorre porque apesar da comunicação ter ocorrido, não ficou claro o que realmente você espera da pessoa a partir daquele momento. Nessa situação, houve um erro na comunicação, e isso é muito mais comum do que se imagina.
Dê exemplos
As pessoas assimilam as informações de diferentes maneiras, quanto mais rico for seu vocabulário e capacidade de se comunicar de diferentes maneiras, maior a chance do receptor do seu feedback compreender o que você deseja.
Exemplificar em um feedback é essencial para esse processo. Então, ao pontuar o que deseja, dê diferentes exemplos de como fazer isso. Muitas vezes as pessoas não têm ideia de como chegar a determinado resultado, mas com exemplos é possível ter referências para tentar ou dúvidas surgirão para chegar ao destino que deseja.
E tem uma frase popular que ilustra bem isso: “Quem não sabe onde quer chegar, nunca chegará em lugar nenhum”
Tenha empatia
Demonstrar respeito e se colocar no lugar do outro ajuda muito na hora de dar um feedback, pois você não trataria o receptor de uma maneira que não gostaria de ser tratado.
Ainda que o receptor do feedback tenha agido de uma maneira equivocada ou tido um comportamento reprovável, o emissor da mensagem precisa respeitá-lo e, justamente, demonstrar o que deve ser feito. Afinal, líderes são aqueles que lideram pelo exemplo e não apenas pelo que falam ou delegam.
Além disso, ninguém erra querendo errar. Em alguns casos, a pessoa com um mal comportamento ou alguém que tenha executado algo da maneira errada fez dessa ou daquela forma pois não teve orientação ou referência de qualidade para tal. Por isso, tentar prever situações e o porquê daquilo ter acontecido facilita muito para que o feedback alcance sua finalidade.
Dê um prazo e retome a conversa sobre o assunto
De nada adianta dar o feedback e não acompanhar se teve êxito ou não no que foi pontuado. É importante estabelecer um prazo para que o receptor possa refletir e procurar formas de alterar seu comportamento ou de adquirir conhecimento.
O prazo deve não ser tão longo a ponto do receptor pensar em começar a mudança depois e acabar se esquecendo, e nem tão curto a ponto de não conseguir realmente se adequar. O prazo deve ser preciso e suficiente para que aconteça, e caso não tenha ocorrido, para que exista novas orientações e uma nova tentativa.
Não leve para o pessoal
A pessoa que está recebendo o feedback precisa entender que o problema não é ela e sim um comportamento isolado que ela pode ter tido e que isso não define quem ela é.
Além disso, esse tipo de apontamento gera mais conflito do que benefícios para a conversa.
Inspire confiança no receptor, troque o termo “espero que” pelo “eu sei que você vai conseguir”. Afirmar com confiança torna o receptor também mais confiante para seu “desafio”.
Feedback contínuo
Os líderes e gestores também precisam entender que a cultura de feedback refere-se a algo constante, que requer repetição e continuidade para realmente entrar na cultura da empresa e em sua rotina. Por isso, é importante definir bem o ciclo de feedbacks e fazê-lo sempre que necessário. Também é imprescindível não perder o timing do feedback em casos que a situação seria resolvida somente na hora.
Não deixe que um feedback perca a validade. As pessoas que recebem feedbacks tardios pensam que não tiveram a oportunidade de evoluírem e, consequentemente, se sentem desmotivadas, o resultado é o contrário do que se deseja.
E ninguém quer isso, não é mesmo?!
O que evitar na hora de dar um feedback
Em alguns casos, mais importante do que saber o que fazer é saber o que evitar na hora de dar um feedback.
Comparações
Evite comparações, principalmente entre pessoas. A comparação, ao contrário do que se pensa, mais afasta do que aproxima, ainda que a intenção seja boa. Ninguém gosta de ser comparado, uma vez que sempre por trás da comparação existe a classificação sobre ser “melhor”, “pior”, “acima” ou “abaixo” de algo ou alguém.
Somente criticar
Um feedback jamais é sobre desferir críticas a uma outra pessoa. Evite criticar sem expor seu ponto de vista e deixar claro o que se espera.
Dar feedback em público
Jamais, em hipótese alguma, dê um feedback negativo em público para alguém, pois isso diz mais sobre você do que sobre o receptor do feedback. Todo tipo de avaliação ou orientação deve ser feito de forma reservada, apenas para quem se destina à informação.
O feedback em público pode constranger e não é para isso que ele foi feito.
É o famoso “Elogia-se em público e corrige-se em particular.”
Seguir essas dicas do que evitar em feedback ajuda em muito o feedback alcançar com sucesso sua finalidade.
Como o People Analytics pode ajudar na hora de dar um feedback
Lembra sobre a primeira dica de como dar um bom feedback? Planeje-se!
Junto ao planejamento vem a preparação para a conversa, em que traz-se dados e informações sobre o assunto. Essa atitude deixa sua conversa, orientação ou avaliação muito mais rica e confiável, passando credibilidade sobre o que se diz e o que se espera.
A aplicação do people analytics vai desde o uso de registros de desempenhos de períodos anteriores, à análise do perfil do receptor, suas habilidades e experiências.
Utilize os dados ao seu favor! Além de trazer mais credibilidade, é um forte argumento para convencer o receptor de que, por exemplo, sua avaliação e/ou orientação faz sentido e realmente merece atenção.
O poder do feedback para as relações e organizações são gigantes se praticadas da forma correta. E a sua empresa, tem a cultura de feedback? E você, líder, já deu um feedback hoje? Qual foi a última vez que realmente se preparou para um feedback?
Quer saber mais sobre a cultura de feedback? Temos uma indicação para você! Leia o livro “Obrigado pelo feedback: A ciência e a arte de receber bem o retorno de chefes, colegas, familiares e amigos” de Sheila Heen. Este livro ensina como a receber bem um feedback e como agir em diferentes situações.
